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LBMA負責任白銀供應鏈盡職調查管理體系
日期:2020-6-9 15:07:05  作者:  來源:


LBMA負責任白銀供應鏈盡職調查

管 理 體 系



白銀供應鏈盡職調查政策 

      濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司嚴格遵守《LBMA負責任白銀指南》,并按照其要求建立白銀供應鏈盡職調查管理體系,積極推行白銀供應鏈盡職調查工作,確保白銀供應鏈符合《LBMA負責任白銀指南》的要求。我們將嚴格禁止供應鏈有如下行為:

      1. 人權侵犯行為,包括使用童工、酷刑、非人道以及侮辱人格對待方式、廣泛的使用暴力或其他嚴重反人權強迫勞動、戰爭罪、反人類罪或種族滅絕罪;

      2. 向非法武裝組織或向通過供應鏈非法控制礦區、交易商、其他中介機構、運輸線路的公共或私人安全部隊提供直接或間接支持,或在整個供應鏈內非法征稅或敲詐錢財或礦產品(“非法武裝組織、公共或私人安全部隊”);

      3. 通過賄賂或欺詐掩蓋白銀原產地;

      4. 為遵照政府有關來自受沖突及高風險區域的礦產品的提取、貿易及出口稅費要求;

      5. 洗錢或恐怖主義融資;

      6. 資助沖突;

      7. 從事高風險經營業務,例如武器、賭博、古董和藝術品、教派和其領導人;

      8. 受益人是政治敏感人物或通緝人員;

       如果發現供應鏈中有如上行為,我們將采取措施,隔離已采購的產品,立即暫;蛑袛嗯c該供應商的任何交易。

       我們將根據管理體系要求定期評估供應鏈風險,建立供應商盡職調查管理檔案,確保供應鏈持續符合《LBMA負責任白銀指南》的要求

 

1 適用范圍

本標準規定了濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司白銀供應鏈管理過程中的職責、管理活動的內容與方法。

本標準適用于濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司以及與濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司有白銀交易、白銀加工的所有白銀供應商、白銀相關合作伙伴(包括白銀生產商、中間商、白銀交易商、出口商和運輸商)。

2 引用文件

LBMA負責任白銀指南(第一版 2017年9月發布)

3 定義

白銀供應鏈:向公司供應鉛精礦、銀精礦、粗鉛、陽極泥等白銀生產所需含銀物料的供應商以及銀產品銷售的客戶。

4 組織架構和職責

4.1濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司為白銀供應鏈盡職調查設立了專門的管理團隊,組織結構如下:

白銀管理組織架構

4.2職責:

4.2.1合規總監

濟源市萬洋冶煉(集團)有限公司授權的高級管理者副總經理李文中,對外根據我公司原料采購政策和公司的生產、財務以及銷售情況等實際情況需要負責審批與供應商合作合同的簽訂(包括是否與高風險供應商合作的合同簽訂),并負責對供應商進行審查相關事宜。對內高級管理者根據LBMA負責任的白銀指南文件,對相關員工進行培訓,使相關負責人清楚的理解這一體系的目的和意義,明白自己在盡職調查政策實施中的職責,并半年組織培訓重溫相關內容。

4.2.2合規經理

協助高級管理人員全面負責白銀供應鏈盡職調查事務,對白銀供應鏈上的所有事情負責,確保在高風險供應鏈或交易時采取了恰當的措施,提交風險評估報告。并有義務就責任供應鏈方面進行培訓,起草和更新白銀供應鏈政策,為高級管理者履責提供準確的信息。

(1)有權監查白銀供應鏈盡職調查過程,并評估盡職調查是否充分進行;如果認為必要,有權要求提供附加文件或信息。

(2)如果存在高風險供應鏈或交易,需要及時向業務分管副總匯報。

(3)定期對員工進行白銀供應鏈規則培訓,起草和更新白銀供應鏈規則,為高級管理層履責提供準確的信息。

(4)每年至少一次對重要客戶進行現場調查;

(5)協助與鼓勵白銀原料供應商及白銀交易客戶承諾遵守白銀供應鏈盡職規則;

(6)如出現異常情況需及時向合高級管理者報告。

4.2.3原料采購中心負責原材料采購,確保礦粉、原材料供應的長期性、穩定性、安全性,并拒絕與高風險地區的相關企業、組織或國家合作。

4.2.4質量檢驗中心對采購含銀原料進行過磅稱重,化驗;生產運營部負責原料的出入庫記錄;貴金屬事業部負責對產出銀錠進行稱重、打標記錄,車間組織投料生產并做好投料記錄和產出銀錠記錄,在生產過程中采用封閉式流程,確保白銀生產加工的安全性與可追溯性。

4.2.5質量檢驗中心部要確保檢測白銀純度的準確性。

4.2.6生產運營部負責與原料采購中心結合,保證含銀原料接收的準確性,貴金屬事業部負責對白銀銷售前的數量的統計,保證白銀實物出廠的安全性。

4.2.7原料采購中心(國外)及營銷中心需對交貨人身份信息進行確認,并在交易過程中,采用監督機制確保交易的安全性,保證公司不參與恐怖主義融資。

4.2.8原料采購中心制定培訓計劃,對合規專員組織培訓,學習LBMA負責任白銀指南的相關內容,準確掌握公司負責任白銀管理的相關政策。

5 管理體系

5.1制定和發布公司關于LBMA負責任白銀供應鏈盡職調查政策

5.1.1公司關于LBMA負責任白銀的公告,告知供應鏈合作方嚴格遵守公司白銀供應鏈管理制度,并公開接收社會各界及全公司內部員工的監督。

5.1.2公司白銀原料采購承諾,承諾遵守《LBMA負責任白銀指南》,積極參與并支持LBMA含銀原料的可追溯性工作,嚴格遵守白銀供應鏈無沖突冶煉廠計劃要求,公司不與提供來自沖突影響地區及高風險地區的白銀原料供應商進行交易。

 5.2盡職調查流程

5.2.1在交易前,將公司負責任白銀供應地管理政策及要求明確告知對方。

5.2.2向供應商、客戶發放盡職調查表,具體內容詳見盡職調查表,收集相應的資質與資料。

5.2.3跟蹤、收回盡職調查表,并進行風險評估。

5.2.4編制盡職調查報告。

5.3盡職調查內容

5.3.1盡職調查供應商包括礦產白銀供應商、含銀物料供應商、再生白銀供應商、貿易商、運輸商。

5.3.2盡職調查客戶包括貿易商、買家等;

5.3.3在采購、銷售交易發生前,要了解供應商、客戶對于來自受沖突影響、高風險區域及存在的其它風險情況負責任的供應鏈采購、銷售情況。

5.3.4盡職調查應包含供應鏈資質情況、白銀原料產地識別,采礦與山口許可證,采礦情況信息證明是否侵犯人權、是否違規操作等,開采能力數據等。

5.4盡職調查措施

5.4.1建立供應鏈客商檔案。包括名稱、法人、地址、聯系方式、運營方式、交易合同等。

5.4.2對既有供應鏈需進行年度評估,如有供應商或客戶,需要及時對其進行風險評估,符合體系要求方可進行交易。

5.4.3確定供應鏈沒有任何的洗錢、詐騙或恐怖主義行為。

5.4.4定期獲取供應鏈公司的經營狀況及交易目的信息。

5.4.5針對礦產白銀供應商,在交易前,需要獲得如下信息:

a)白銀的產地來源信息

b)采礦許可證

c)提供進/出口白銀或者精礦許可證

d)采礦情況信息證明

e)定期對礦產白銀客戶進行盡職調查

5.4.6針對回收白銀供應鏈客商,在交易前,需要獲得如下信息:

a)再生白銀供應商需提供合法的商業關系,包括再生銀來源證明、收益人等信息

b)公司會持續不斷的對再生白銀客戶進行盡職調查

5.5風險評價標準

5.5.1直接評定為高風險標準

a)礦產白銀(含銀精礦)或再生銀的源頭、白銀銷售區域經過或途經沖突影響地區或人權侵犯高風險地區。

b)礦產白銀來源于一個已知儲量有限、資源有限或預計白銀產量有限的國家。

c)再生白銀來自于已知、白銀銷售至眾所周知或被懷疑其白銀來自于或途經沖突影響地區和人權侵犯高風險地區。

d)白銀供應交易方其他已知上游公司、白銀銷售客戶位于高洗錢風險的國家。

e)供應方、其已知上游公司、白銀銷售客戶中對其有重要影響的權益所有者是政治敏感人物。

f)供應商、其已知的上游公司、白銀銷售客戶從事于高風險業務,如武器、博彩業、古董和藝術品、教派和其領導人。

g)來自、途經的高風險國家和地區,包括CFSP公布的沖突戰亂國家和地區、被聯合國制裁的國家或地區、FATF公布的洗錢高風險國家和地區。

5.5.2評價方法:以盡職調查表內容為基礎,結合實際收到供應商、客戶的對應的資料情況,以各項目的評價標準進行評價打分,最終確定風險等級。

5.5.3評價標準

a)風險評價項目詳見表《白銀供應鏈盡職調查風險評價標準》(礦產原料類、再生原料類、客戶類)。

b)風險等級

礦產原料類:評分值(R)≥80分,低風險;

40分≤R<80分,中風險;

R<40分,高風險;

再生原料類:評分值(R)≥50分,低風險:

30≤R<50分,中風險;

R<30分,高風險;

客戶類:評分值(R)≥50分,低風險:

30≤R<50分,中風險;

R<30分,高風險;

5.5.4應對措施

a)低風險:繼續交易,降低風險。

b)中風險:暫停交易,直至降低為低風險。

與供應商溝通促進其指定和實施改善措施,在6個月之內確認風險符合本規定的要求后繼續交易;如果供應商在6個月內拒不提供相關合法性證明文件和整改報告,那么公司應將其判定為高風險供應鏈,停止與其交易。具體要求如下:

對于大規模開采的白銀、手工及小型礦開采的白銀、再生銀:使用可信的獨立來源的文件、數據和信息來核實情況,從礦山到精煉廠,供應鏈中每一家公司(包括白銀生產商、貿易商、出口商和運輸商)的收益所有人和政府監控名單信息都要求要核實。

c)高風險:停止交易,斷絕風險,將其列入公司黑名單,3年之內不能與公司交易。

 5.6白銀供應鏈盡職調查培訓

5.6.1公司每年會對白銀供應鏈中的員工進行該規定的培訓,并將培訓計劃納入年度培訓計劃當中。

5.6.2涉及白銀供應鏈的員工必須參加,并通過培訓簽到的形式進行相關培訓確認。

5.6.3采用講解授課方式,并進行考核。

 5.7供應鏈追溯系統

5.7.1建立供應鏈追溯系統,收集并維護每一精煉批次的供應鏈信息,包括為每一輸入及輸出分配一個單獨參考編號:

a)白銀產品向上追溯(白銀—原料)

   - 含銀物料類型(礦產白銀/再生白銀);

   - 入庫重量和分析報告;

   - 原料入庫日期和成品入庫日期;

b)白銀產品向下追溯(白銀—顧客)

   - 顧客信息;

   - 交易重量和分析報告;

   - 出庫日期;

5.8記錄的保留

5.8.1按照LBMA要求保留充分的供應鏈文檔記錄,以證明已遵照適當及持續的盡職調查。

5.8.2保留供應鏈追溯系統的記錄。

5.8.3記錄保存5年。

5.9白銀供應鏈違規行為、事項上報程序

5.9.1公司白銀供應鏈相關工作人員如發現違規行為、事項,應及時向所在單位、分子公司合規專員進行書而或電話報告,合規專員向所在單位、分子公司分管領導進行報告,同時將發現的違規行為、事項及處理建議及時向公司合規專員報告,公司合規專員向公司白銀供應鏈管理領導小組組長匯報。

5.9.2發現存在有關白銀提取、運輸或貿易的系統性或廣泛人權侵犯行為,或者供應商向非法的非政府武裝組織提供直接或直接支持,或者欺詐掩蓋白銀的原產地或者存在洗錢或恐怖主義融資等事項時,通報與該供應商解除合同關系,相關業務員立即實施。

5.9.3發現可能存在有關白銀提取、運輸或貿易的系統性或廣泛人權侵犯行為,或者供應商向非法的非政府武裝組織提供直接或間接支持,或者欺詐掩蓋白銀的原產地或者存在洗錢或恐怖主義融資等事項時,立即暫停交易,并對供應鏈客商進行專項調查,結合調查的結果來確定是否繼續進行交易。

5.10白銀供應鏈交易監控

5.10.1為確保公司白銀供應鏈交易符合LBMA白銀負責任指南要求,與公司對于供應鏈調查評估的風險一致,保證公司白銀的來源合規合法,公司應獲取收到的每一批原料的相關資料。

5.10.2重量和品質數據,運輸單據(貨運單、航運單、鐵路大票、形式發票等),進出口相關單據,能夠獲取的其他資料信息。

5.10.3交易過程中出現高風險交易情況,業務人員必須要求客戶提供相應資料進行相互印證,核實是否真實相符,同時進行交易背景調查,情況不一致的需要通過調查并得出書面調查結果。

5.10.4每年合規專員組織實施LBMA負責任白銀年度內部合規性審核,并編制年度合規性報告,并向公司LBMA負責任白銀供應鏈管理領導小組領導報告。

5.11白銀供應鏈第三方審核監督

5.11.1由指定認可的第三方審計機構開展年度第三方審核,確保持續改進。

5.11.2針對第三方審核機構在審核過程中提出的風險、問題,涉及白銀供應鏈管理的部門、分子公司,需認真對照問題,制定改進措施、時限、責任人等。

5.12問責

5.12.1公司各相關部門、分子公司涉及白銀供應鏈的員工,沒有按照本規定要求開展工作,造成不良后果的,根據情節嚴重情況,依據公司相關問責管理規定進行處理。

6 相關文件

《關于LBMA負責任白銀的公告》

《關于LBMA負責任白銀原料采購聲明》

《關于LBMA負責任白銀合規小組任命的通知》

《供應鏈盡職調查表》

《白銀供應鏈盡職調查風險評價標準》

《白銀供應鏈盡職調查風險評價表》

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